Албан хэрэг хөтлөлт
Нийслэлийн Засаг даргын 2017 оны
04 дүгээр сарын 24- ний өдрийн
А/252 дугаар захирамжийн хавсралт
НИЙСЛЭЛИЙН БАЙГУУЛЛАГУУДЫН ХЭМЖЭЭНД ДАГАЖ МӨРДӨХ
АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН АЖЛЫН НИЙТЛЭГ ЖУРАМ
Нэг. Нийтлэг үндэслэл
1.1.Нийслэлийн нутгийн өөрөө удирдах ёсны байгууллага, нутгийн захиргааны болон төсөвт, өмчит, өмчийн оролцоот бүх шатны байгууллага /цаашид “байгууллага” гэх/-ын баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, хүлээн авах, бүртгэх, шийдвэрлэх үйл ажиллагаанд тоон технологи нэвтрүүлэх, баримт бичигтэй ажиллах арга, хэлбэрийг боловсронгуй болгож, хариуцлага, хяналтын тогтолцоог сайжруулахад Албан хэрэг хөтлөлтийн ажлын нийтлэг журам /цаашид “журам” гэх/-ын зорилго оршино.
1.2.Байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд Архивын тухай хууль, Зөрчлийн тухай хууль, Захиргааны Ерөнхий хууль, Монгол хэлний тухай хууль, Цахим гарын үсгийн тухай хууль, Мэдээллийн ил тод байдал ба мэдээлэл авах эрхийн тухай хууль, Монгол Улсын Засгийн газрын 2001 оны 41 дүгээр тогтоолоор батлагдсан “Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх заавар”, Монгол Улсын Засгийн газрын 2017 оны 111 дүгээр тогтоолоор батлагдсан “Цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журам”, Архивын Ерөнхий газрын даргын 2009 оны 68 дугаар тушаалаар батлагдсан “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар” /цаашид ”заавар” гэх/, Стандартчилал Хэмжилзүйн Үндэсний Зөвлөлийн 2008 оны 03 дугаар тогтоолоор батлагдсан “Цахим баримт бичгийн солилцоо” стандарт /MNS ISO 17933:2008/, 2011 оны 02 дугаар тогтоолоор батлагдсан “Зохион байгуулалт, захирамжлалын баримт бичгийн стандарт” /MNS 5140-1:2011, MNS 5140-2:2011, MNS 5140-3:2011/ болон холбогдох эрх зүйн акт, энэхүү журмыг дагаж мөрдөнө.
1.3.Байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн баримт бичиг боловсруулалт, бүртгэл, шилжүүлэг, шийдвэрлэлт, архивлалт, хяналт, тайлагналт, хэвлэмэл хуудасны захиалга, лавлах бүртгэлийн үйл ажиллагааг www.edoc.ub.gov.mn домайн нэр бүхий онлайн Албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн систем /цаашид “Систем” гэх/-ээр хөтөлнө.
1.4.Цахим хэлбэрээр үүссэн баримт бичгийг тоон гарын үсгээр баталгаажуулах ба энэ тухай харилцааг тусгайлсан журмаар зохицуулна.
1.5.Байгууллага нь заавар болон энэхүү журмыг үндэслэн өөрийн үйл ажиллагааны онцлогт нийцсэн албан хэрэг хөтлөлтийн журмыг батлуулж мөрдөж болно.
Хоёр. Албан хэрэг хөтлөлтийн ажлын зохион байгуулалт
2.1. Байгууллагууд нь албан бичгийг шийдвэрлэх үйл ажиллагааг зохион байгуулж, хяналт тавьж, тайлагнаж, албан бичгийн шийдвэрлэлтэд дүн шинжилгээ хийж, байгууллагын үйл ажиллагаа, бодлого шийдвэртээ тусган хэрэгжүүлнэ.
2.2. Байгууллага нь төрийн болон орон нутгийн удирдах дээд шатны байгууллагатай харилцах төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн харилцаанд удирдлагын нэгдсэн зарчмыг баримталж, холбогдох дээд шатны байгууллага, албан тушаалтнаар уламжлуулан асуудлыг шийдвэрлүүлнэ.
2.3. Хот байгуулалт болон газар зохион байгуулалт хийх, орон нутгийн чанартай авто зам барих, засварлах, усны барилга байгууламж, цахилгаан станц барих, хог, хаягдлын цэг байгуулах, өөрчлөх, нүүлгэх, зам, талбай, гудамж, усан сан зэрэг нийтийн эзэмшлийн байгууламж, цогцолборыг байгуулах, өөрчлөх, нүүлгэх, буулгах, нэгтгэсэн төсөв, төсвийн хүрээний мэдэгдэл, хуульд өөрөөр заасан нийтийн ашиг сонирхлыг хөндөх зэрэг аливаа асуудлыг шийдвэрлэх асуудлаар харилцах бол холбогдох албан тушаалтан Нийслэлийн Засаг даргад танилцуулна.
2.4. Байгууллагын удирдлага, хэлтэс, алба, тасгийн удирдлага /цаашид “нэгжийн удирдлага” гэх/, албан хаагч, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан нь уг журмын үйлчлэлд хамаарах ба тус бүр системд нэвтрэх нэр, нууц үгтэй байна.
2.5. Системд нэвтрэх хэрэглэгч нь дараах эрх, үүрэгтэй байна.
2.5.1.Байгууллагын бүтцэд хамаарах албан хаагчийн эрхээр баримт бичиг боловсруулах, шийдвэрлэх үйл ажиллагаанд оролцоно.
2.5.2.Байгууллагын удирдлага, нэгжийн удирдлага нь байгууллага болон нэгжид ирсэн бичгийг холбогдох албан хаагчдад шилжүүлэх, баримт бичиг боловсруулах, илгээх, явуулсан бичгийн шийдвэрлэлтийн байдлыг хянах, байгууллага, нэгжийн хэмжээний эргэлт, шийдвэрлэлтэд хяналт тавина.
2.5.3.Байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан нь байгууллагын хэмжээнд ирсэн бичгийг бүртгэж, шилжүүлэх, шийдвэрлэлтэд хяналт тавих, баримт бичигт дугаар олгох, баримт боловсруулах, хэвлэмэл хуудсанд хэвлэх ажлыг гүйцэтгэнэ.
2.5.4.Байгууллагын админ эрхээр байгууллагын бүтэц, зохион байгуулалтын мэдээллийг хянах, албан хаагчдын хэрэглэгчийн эрхийг холбогдох нэгж, албан тушаалын эрэмбийн дагуу үүсгэх эрхийг олгох, засварлах, идэвхгүй болгох ажлыг системд хийж гүйцэтгэнэ.
2.5.5.Албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн хяналтын эрхээр нийслэлийн хэмжээнд системд бүртгэгдсэн нийт бичгийн эргэлт, үйл ажиллагаанд нэгдсэн хяналт тавих, зөрчил тооцох ажлыг Архивын газрын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан улсын байцаагч /Цаашид “Хяналтын ажилтан” гэх/ гүйцэтгэнэ.
2.6. Зохион байгуулалтын нэгж бүхий байгууллага нь удирдлагын шийдвэрээр нэгжүүдэд индекс олгож, албан бичиг илгээх, хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт /цаашид ХХНЖ гэх/ үйлдэхэд тус тус хэрэглэнэ.
2.7. Зохион байгуулалтын нэгжгүй байгууллага болон удирдах албан тушаалтнууд индекс хэрэглэхгүй.
2.8. “Нууц”, “Гарт” нь гэсэн албан бичгийг системд бүртгэхгүй бөгөөд холбогдох хууль тогтоомжийн дагуу зохицуулна.
2.9. Ажлаас түр болон хугацаагүй чөлөөлөгдсөн, халагдсан, албан тушаал өөрчлөгдсөн, шинээр ажилд томилогдсон хэрэглэгчийн эрхийг идэвхжүүлэх, шилжүүлэх, цуцлах, өөрчлөх үйлдлийг байгууллагын админ эрхтэй албан хаагч холбогдох шийдвэрийг үндэслэн тухай бүр, үнэн, зөв хийж гүйцэтгэнэ.
2.10. Байгууллага, албан тушаалтнууд нь заавар болон энэхүү журмаар заасан эрх, үүргийн хүрээнд байгууллага, албан хаагч, иргэдээс тавьсан хууль ёсны шаардлагыг биелүүлнэ.
2.11. Байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан нь дотооддоо болон харьяа байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаа, системийн ашиглалт, хэрэглээ, баримт бичгийн шийдвэрлэлтийн үйл ажиллагаанд хяналт тавьж, арга зүйн удирдлагаар хангана.
2.12. Байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт /цаашид ХХНЖ гэх/-д тусгагдсаны дагуу үүсэж хөтлөгдсөн баримт бичгийг системийн цахим архив болон байгууллагын архивт зааврын дагуу бүрэн бүрдэлтэй шилжүүлнэ.
Гурав. Ирсэн бичигтэй ажиллах
3.1. Ирсэн бичигтэй ажиллах үйл ажиллагаа нь энэ журмын 3.3.1-т заасан эх үүсвэрээр ирсэн бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, шилжүүлэх, буцаах, шийдвэрлэх ажилбаруудаас бүрдэнэ.
3.2. Системд ирсэн бичигтэй холбогдох нэршлийг дараах утгаар ойлгоно. Үүнд:
3.2.1. “Нийт ирсэн албан бичиг” гэж тухайн байгууллага, нэгж, албан тушаалтанд хаяглагдан ирсэн нийт бичгийг;
3.2.2. “Шийдвэрлэсэн албан бичиг” гэж хүлээн авч, бүртгэж, шилжүүлж, холбогдох албан хаагч шийдвэрлэлтийн талаар системд тэмдэглэн, хаалт хийгдсэн бичгийг;
3.2.3. “Бүртгэсэн албан бичиг” гэж тухайн байгууллагад хаяглагдан шинээр ирсэн, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан нээж танилцаагүй, холбогдох албан хаагчид шилжүүлээгүй бичгийг;
3.2.4.”Судалж байгаа албан бичиг” гэж байгууллага хүлээн авч, холбогдох удирдлага, албан тушаалтан шийдвэрлэхээр хүлээн авсан бичгийг;
3.2.5.”Буцаасан албан бичиг” гэж энэ журмын 3.7-д заасан үндэслэлээр буцаасан бичгийг;
3.3. Хүлээн авах
3.3.1.Хүлээн авах эх үүсвэр.
3.3.1.1. Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төв болон салбар нэгжүүд;
3.3.1.2. Тухайн байгууллагад;
3.3.2.Хүлээн авах хэлбэр.
3.3.2.1. Цаасан хэлбэрээр;
3.3.2.2. Цахим хэлбэрээр;
3.3.3.Ирсэн бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, удирдлагад шилжүүлэх, шийдвэрлэлтийн үйл ажиллагаанд хяналт тавих ажлыг байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан хариуцна.
3.3.4.Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төвд, эсхүл системээр ирүүлсэн албан бичгийг байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан хүлээн авч, 3.7-д заасан буцаах үндэслэл байхгүй бол ирсэн даруйд 3.3.7-д заасан өгөгдлийг шалган бүртгэж, холбогдох байгууллага, албан хаагчид шилжүүлэх ажлыг гүйцэтгэнэ.
3.3.5.Албан бичгийг бүртгэж, илгээхдээ систем ашигладаг байгууллага бол системд бүртгэгдсэн байгууллагын нэрийг сонгон хэрэглэх ба нэгж, хэлтсийн нэрийг шинээр үүсгэхгүй, харилцагч байгууллага давхардуулан бүртгэхгүй.
3.3.6.Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төв болон байгууллагад системээр ирсэн албан бичиг нь эх баримтын адил хүчин төгөлдөрт тооцогдоно. Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төв нь цаасаар ирсэн бичгийг системд бүртгэж, өдөрт нь багтаан холбогдох байгууллагад хүргүүлэх ажлыг зохион байгуулна.
3.3.7.Байгууллагад хандаж ирүүлсэн бүх төрлийн албан бичгийг хүлээн авахдаа дараах мэдээллийг зөв эсэхийг нягтлан шалгаж, системд заавал бүртгэнэ.
3.3.7.1. Хаанаас; /байгууллагын нэр/
3.3.7.2. Хэнээс; /удирдлагын нэр/
3.3.7.3. Бичгийн дугаар;
3.3.7.4. Бичгийн огноо;
3.3.7.5. Хариутай эсэх;
3.3.7.6. Хариутай бичгийн хариу дугаар;
3.3.7.7. Шийдвэрлэх огноо;
3.3.7.8. Хүлээн авах байгууллага;
3.3.7.9. Хуудасны тоо;
3.3.7.10. Товч утга;
3.3.7.11. Хавсралттай эсэх.
3.3.8. Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төвд үзүүлж буй үйлчилгээтэй холбогдох бичгийг тухайн төвийн Албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан /Бичиг хэргийн оператор/-аар дамжуулан хүлээн авч, системд бүртгэнэ.
3.3.9. Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төв болон байгууллага нь системд бүртгэгдсэн бичгийг давхардуулж бүртгэхгүй ба хэвлэж олшруулахгүй.
3.3.10. Бусад байгууллага, байнгын бус ажиллагаатай ажлын хэсэг, зөвлөл, хороо, комисс болон олон улсын байгууллага /систем ашигладаггүй/-аас ирүүлсэн албан бичгийг Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төв болон тухайн байгууллагад хүлээн авна.
3.3.11. Баримт бичгийг бүртгэх явцад шийдвэрлэх огноог сонгохдоо энэ журмын 3.6-д заасныг үндэслэн сонгоно.
3.3.12. Энэ журмын 3.3.1-т заасан эх үүсвэрээр ирсэн бичиг нь зөвхөн хүлээн авах байгууллага ба түүний холбогдох албан тушаалтанд үнэн зөв хаяглагдсан байна.
3.4. Бүртгэх
3.4.1.Энэ журмын 3.3.1-т заасан эх үүсвэрээр ирсэн бичгийг өдөрт нь системд бүртгэнэ.
3.4.2.Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төвд үйлчилгээ хүссэн албан бичгийг холбогдох байгууллагаас нягталсны дараа системд бүртгэнэ.
3.5. Шилжүүлэх
3.5.1.Байгууллага болон нэгжийн удирдлага нь ирсэн бичигтэй өдөрт нь танилцаж холбогдох албан хаагчид шилжүүлнэ.
3.5.2.Удирдлагын заалтад дараах мэдээллийг заавал тусгана.
3.5.2.1. Тухайн асуудлыг хэрхэн шийдвэрлэх чиглэл,
3.5.2.2. Хариуцан, эсхүл хамтран шийдвэрлэх албан хаагчийн нэр,
3.5.2.3. Шийдвэрлэж танилцуулах хугацаа,
3.5.3.Удирдлагын заалтаар цохогдож ирсэн бичгийг чиг үүргийн хамаарал болон ажлын хэрэгцээ шаардлагын хүрээнд удирдлагын зөвшөөрлөөр хэлтэс, нэгжийн хооронд, нэгжийн удирдлагын зөвшөөрлөөр албан хаагчид хоорондоо шилжүүлж болно.
3.5.4.Удирдлагын заалттай албан бичгийг хүлээн авсан албан хаагч уг асуудлыг өөрөө биечлэн хянаж шийдвэрлэхээргүй бол нэгжийн удирдлагад танилцуулж, холбогдох албан хаагчид тухайн өдөрт нь багтаан буцаана.
3.5.5.Орон нутгийн дээд шатны байгууллага, албан тушаалтанд ирүүлсэн бичгийг “Хариуг түүгээр хүргүүлэх” тухай удирдлагын заалтаар шилжүүлсэн тохиолдолд асуудлыг эцэслэн шийдвэрлэсэн байгууллага нь хариуг холбогдох байгууллага, нэгж, иргэнд хүргүүлэхийн зэрэгцээ шилжүүлсэн байгууллага, албан тушаалтанд эргэж мэдэгдэнэ.
3.6. Шийдвэрлэх хугацаа
3.6.1. Ирсэн албан бичгийн шийдвэрлэх хугацааг системд бүртгэгдсэн буюу тухайн байгууллага хүлээн авсан хугацаанаас эхэлж, дараах хугацаагаар тооцно.
3.6.1.1. Шууд шийдвэрлэх болон яаралтай албан бичгийн хариуг ажлын 1-ээс 3 хоногт;
3.6.1.2. Нэмэлт баримт, мэдээлэл бүрдүүлэх, судлах, тооцоолол хийх өөр байгууллага, албан тушаалтнаас тодруулга, лавлагаа авч, бусад байгууллагатай хамтран судалж шийдвэрлэх хариутай албан бичгийг хуанлийн 30 хоногийн дотор;
3.6.1.3. Баримт бичигт шийдвэрлэх хугацааг заасан тохиолдолд дурдсан хугацаанд нь;
3.6.1.4. Байгууллага, нэгжийн удирдлага тухайн албан бичигтэй танилцаад шийдвэрлэх хугацааг заасан бол дурдсан хугацаанд нь;
3.6.2. Баримт бичгийн шийдвэрлэх хугацааг зайлшгүй шалтгаанаар өөрчлөх буюу сунгах бол шийдвэрлэх хугацаа дуусахаас 3-аас доошгүй хоногийн өмнө ирүүлсэн байгууллагад мэдэгдэж, хяналтын ажилтанд хандан зөвхөн 1 удаа хуанлийн 30 хоногоор сунгаж, энэ тухай тайлагнаж ажиллана.
3.6.3. Ирсэн хариугүй бичгийг хүлээн авсан албан хаагч хуанлийн 30 хүртэлх хоног ийн дотор тухайн бичгийн дагуу ямар ажиллагаа хийгдсэн, хэрхэн шийдвэрлэсэн тухай тэмдэглэл хөтөлж хаана.
3.6.4. Шийдвэрлэх шатандаа буй бичгийг хариуцсан албан хаагч нь ажлын 10 хоног тутамд шийдвэрлэлтийн талаар явцын тэмдэглэл хөтөлнө.
3.6.5. Шийдвэрлэх хугацаа нь дуусах дөхсөн /ажлын 1 хоногоос бага хугацаа/, эсхүл дуусаж ирсэн бичгийг журмын 3.6.1.1-т заасан хугацаагаар тооцож бүртгэх ба энэ тухай илгээсэн байгууллагад мэдэгдэнэ.
3.7. Буцаах
3.7.1. Албан бичгийг дараах үндэслэлээр буцаана. Үүнд:
3.7.1.1. Системд бүртгэж илгээхдээ хүлээн авах байгууллага, албан тушаалтны нэрийг буруу сонгож ирүүлсэн бол хүлээн авсан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан бичиг ирсэн даруйд нь;
3.7.1.2. Системд албан бичгийн цахим хувь, хавсралт, бусад дагалдах баримт бичгийг дутуу, буруу, хавсаргаагүй ирүүлсэн тохиолдолд хүлээн авсан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан ирсэн даруйд нь:
3.7.1.3.Удирдлага нь албан бичгийг тухайн асуудалд хамааралгүй албан хаагчид шилжүүлсэн бол хүлээн авсан албан хаагч нь шилжүүлсэн удирдлагад эргүүлэн танилцуулж, зөвшөөрлийн дагуу тэр даруйд нь;
Дөрөв. Баримт бичиг боловсруулах, шийдвэрлэх
4.1. Захирамжлал, зохион байгуулалт, мэдээлэл-лавлагааны баримт бичгийг систем ашиглан боловсруулна. Боловсруулах, хянах, танилцах, зөвшөөрөх үйл ажиллагааг систем /баримт бичиг боловсруулалтын хэсэг/-ийн орчинд зааврын дагуу хийж гүйцэтгэнэ.
4.2. Явуулж буй албан бичгийн хэл найруулга, агуулга, зөв бичгийн дүрэм, баримт бичгийн стандарт шаардлага хангасан байдлыг баримт боловсруулсан албан хаагч, нэгжийн удирдлага хариуцна.
4.3. Албан тушаалтнуудын системээр боловсруулсан баримт бичгийн утга, найруулга, агуулга нь холбогдох хууль тогтоомж, заавар, журмын шаардлага, үзэл баримтлалд нийцэж байгаа эсэхэд байгууллага, нэгжийн удирдлага тогтмол хяналт тавьж, шаардлагатай арга хэмжээг тухай бүр авна.
4.4. Захирамжлал, зохион байгуулалт, мэдээлэл лавлагааны баримт бичгийг боловсруулахдаа Arial үсгийн фонтыг ашиглана.
4.5. Санхүүгийн холбогдолтой баримтаас бусад баримт бичигт гараар үйлдэгдэх бүрдлийг зөвхөн хар өнгийн бэхээр бичнэ.
4.6. Албан хаагч нь удирдлагаас шилжүүлсэн яаралтай шийдвэрлэх болон хариу өгөх шаардлагатай баримт бичгийг хяналтад авч, хууль эрх зүйн үндэслэлтэй судалж үзээд шийдвэрлэх ба шийдвэрлэлтийн байдалд нэгжийн удирдлага хяналт тавина.
4.7. Байгууллагын эрхлэх асуудал болон үндсэн үйл ажиллагаа, чиг үүрэгтэй нь хамааралгүй асуудлаар системээр ирүүлсэн албан бичгийг илгээсэн байгууллагад энэ тухай мэдэгдэж, шийдвэрлэлтийн хэсэгт тэмдэглэл хөтөлж хаана.
4.8. Хариутай бичгийн хариуг албан бичгээс бусад хэлбэрээр өгсөн бол системийн зохих хэсэгт энэ тухай дэлгэрэнгүй тэмдэглэл хийнэ.
4.9. Шийдвэрлэлтийн тэмдэглэлд тухайн асуудлыг хэрхэн шийдвэрлэсэн талаарх товч мэдээллийг бүрэн тусгана.
Тав. Цахим баримт бичиг, тоон гарын үсгийн хэрэглээ
5.1. Цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх үйл ажиллагаа нь дараах үндсэн гурван хэлбэртэй байна.
5.1.1.Цаасан суурьт баримт бичгийг цахим хэлбэрт хөрвүүлсэн;
5.1.2.Цахим хэлбэрээр үүсгэгдсэн;
5.1.3.Цахим хэлбэрээс цаасан хэлбэрт хөрвүүлсэн:
5.2.Баталгаажуулах
5.2.1. Байгууллага хоорондын баримт бичгийг системээр солилцохдоо тоон гарын үсэг хэрэглэх бөгөөд удирдах албан тушаалтны тоон гарын үсгээр баталгаажуулна.
5.2.2. Нийслэлийн нэгдсэн мэдээллийн сангаас гаргасан цахим баримт бичгийн үнэн бодит байдлыг тухайн баримт бичгийг үүсгэгч, түүнийг төлөөлөх эрх бүхий байгууллага хариуцна.
5.3.Хадгалах, архивлах, нөөцлөх
5.3.1. Албан хаагч нь албан хэрэг хөтлөлтийн шатанд хөтлөгдөж дууссан цахим баримт бичгийг ХХНЖ-ын дагуу ангилж, энэхүү журмын 7.4.1.6-д заасан нөхцөлийг хангуулж системд архивлана.
5.3.2. Албан хэрэг хөтлөлтийн явцад системд үүссэн цахим, тоон баримт бичгийн хадгалалт, хамгаалалтын нөөцлөлтийн аюулгүй байдал, мэдээллийг хамгаалах, нөөц хувийг бүрдүүлэх ажлыг Архивын газар хариуцах ба түүнийг тогтмол хугацаанд нөөц мэдээллийн санд хадгална.
5.3.3. Системд хадгалагдсан цахим баримт бичгийн хадгалалт, архивлалт, нууцлалт, аюулгүй байдал, ашиглалттай холбогдох харилцааг тусгай журмаар зохицуулна.
5.4.Ашиглах
5.4.1. Төрийн байгууллага, хуулийн этгээд нь үйлчилгээ авахыг хүсэж өгсөн албан бичгийн хариу болон шийдвэрлэлтийн явцын мэдээллийг системээс Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төв болон тухайн байгууллагаар дамжуулан, эсхүл тусгайлан авсан дугаар, нууц үгийн тусламжтайгаар системээс мэдээллийг авч болно.
5.4.2. Тоон гарын үсгээр баталгаажсан цахим баримтын хэвлэсэн хувийг “Хуулбар үнэн” тэмдгээр баталгаажуулсан бол эх баримтын адил хүчин төгөлдөр болно.
5.4.3. Нууцын зэрэглэлд хамаарах цахим баримт бичгийн хөтлөлт, солилцоонд энэ журам үйлчлэхгүй.
Зургаа. Явсан бичигтэй ажиллах
6.1.Гарын үсэг, тамга, тэмдгээр баталгаажсан захирамжлал, зохион байгуулалт, мэдээлэл-лавлагааны цаасан суурьтай болон тоон гарын үсгээр баталгаажсан цахим баримт бичгийг системд бүртгэж илгээнэ.
6.2. Бүртгэх
6.2.1. Явуулах бичгийг бүртгэхдээ системд дараах мэдээллийг заавал оруулсан байна. Үүнд:
6.2.1.1. Бичгийн дугаарын төрөл;
6.2.1.2. Явуулсан бичгийн дугаар;
6.2.1.3. Явуулсан бичгийн огноо;
6.2.1.4. Хуудасны тоо;
6.2.1.5. Хавсралттай эсэх
6.2.1.6. Товч утга;
6.2.1.7. Хариутай эсэх;
6.2.1.8. Шийдвэрлэх огноо;
6.2.1.9. Хүлээн авах байгууллага;
6.2.1.10. Бичгийн төрөл;
6.2.1.11. Боловсруулсан ажилтны нэр;
6.2.1.12. Хянасан ажилтны нэр;
6.2.1.13. Гарын үсэг зурсан ажилтны нэр;
6.2.2. Системээр явуулах албан бичгийн цахим хувь нь дагалдах нэмэлт файлтай байж болох ба файл нь xlsx, docx, jpg болон бусад өргөтгөлтэй байна.
6.2.3. Гарын үсэг, тамга, тэмдэг болон тоон гарын үсгээр баталгаажсан цахим баримтыг системд хавсарган илгээхдээ 2 болон түүнээс дээш хуудас хавсралттай бичгийн цахим хувийг нэгтгэж, “pdf” өргөтгөлтэй файлаар хавсаргана.
6.2.4. Явуулах бичгийг системд бүртгэж, хүлээн авах байгууллагын мэдээллийг оруулахдаа тухайн байгууллагын харьяалал \төрөл\-ийг харгалзан албан ёсны нэрийг зөв сонгоно. Системээр явуулсан албан бичиг нь эх баримтын адил хүчин төгөлдөрт тооцогдоно.
6.2.5. Системээр явуулах бичгийн шийдвэрлэх огноог сонгохдоо энэ журмын 3.6 дахь хэсэгт заасан хугацааг үндэслэнэ.
6.2.6. Хариутай бичгийг шийдвэрлэж, системээр хариуг илгээхдээ шийдвэрлэх хугацааг хуанлийн 30 хоногоор сонгоно.
6.3. Илгээх
6.3.1.Гарын үсэг зурагдаж, тамга тэмдэг болон тоон гарын үсгээр баталгаажсан баримт бичгийг өдөрт нь системээр илгээнэ.
6.3.2.Албан бичгийг системээр илгээсэн тохиолдолд харилцагч байгууллага бичгийг хүлээн авсанд тооцно. Ажлын цаг дууссан үед, эсхүл амралтын өдөр шилжүүлсэн бол дараагийн ажлын өдөр хүлээн авсанд тооцно.
6.3.3.Хариуцан боловсруулж, системээр явуулсан албан бичгийн шийдвэрлэлт, явцын байдалд баримт боловсруулсан албан хаагч хяналт тавина.
6.3.4.Байгууллагаас хууль тогтоомжид заасны дагуу баримт нотолгоо, хавсралт бүрдүүлбэр шаардсан бол цаасан болон системээр, бусад тохиолдолд зөвхөн системээр илгээнэ.
6.3.5.Цахимаар ирсэн бичиг цаасан хэлбэрээр ирсэн тохиолдолд нягталж үзээд, бүртгэгдсэн бол дахин бүртгэхгүй.
6.3.6.Байгууллагаас явуулах албан бичгийн үндсэн 1 хувь байгууллагад үлдэх ба энэхүү журмын үйлчлэлийн хүрээллээс бусад байгууллагад албан ёсны хаягаар нь цаасан эсхүл цахим хэлбэрээр хүргүүлнэ.
6.3.7.Албан хаагч нь хариу шаардаж илгээсэн албан бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавьж, холбогдох байгууллага, албан хаагчаас шаардана.
6.3.8.Албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан нь баримт бичгийг хүлээн авч шалгах, бүртгэх, дугаар олгох, гадагш илгээх ажлыг хариуцан гүйцэтгэж, тайлагнана.
6.3.9.Яаралтай хариу ирүүлэх албан бичгийг судалж, шийдвэрлэх боломжит хугацаатай илгээнэ.
Долоо. Баримт бичгийг хянах, тайлагнах, зөрчил тооцох
7.1. Нийслэлийн Засаг даргын Тамгын газар нь нийслэлийн хэмжээнд албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд гарч буй зөрчил дутагдлыг арилгуулах чиглэлээр зохион байгуулалтын арга хэмжээ авч, холбогдох албан тушаалтны санал дүгнэлтийг нийслэлийн Засаг даргын зөвлөлийн хурлаар хэлэлцэж, зөрчил дутагдал гаргасан удирдлага, албан тушаалтанд хариуцлага тооцож, үүрэгжүүлж ажиллана.
7.2. Архивын газар нь нийслэлийн хэмжээнд албан хэрэг хөтлөлтийн ажлын зохион байгуулалт, баримт бичгийн стандартын хэрэгжилт, албан бичгийн шийдвэрлэлтийн байдалд өдөр тутмын хяналт тавьж ажиллах бөгөөд Нийслэлийн Засаг даргын Тамгын газарт 14 хоног тутам тайлагнана.
7.3. Нийслэлийн нутгийн захиргааны байгууллагууд нь өөрийн чиг үүргийн дагуу шууд харьяалах байгууллагын /хэлтэс, алба/, дүүргийн архивын асуудал хариуцсан нэгж, албан тушаалтан нь харьяалах орон нутгийн байгууллагуудын албан бичгийн шийдвэрлэлтийн байдалд тус тус хяналт тавина. Хяналтын эрх болон эрэмбийг системд тусгайлан үүсгэнэ.
7.4. Байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан нь байгууллага, нэгж, албан хаагчдын албан бичгийн шийдвэрлэлтийн байдал, үр дүнгийн талаар 14 хоног тутамд гаргаж, байгууллагын удирдлага, захиргааны чиг үүргийн нэгжийн удирдлагад тус тус тайлагнаж, хэрэг бүрдүүлэн хадгална.
7.5. Албан бичгийн шийдвэрлэлтийн тайлан дараах үндсэн 2 хэлбэртэй байна.
7.5.1.Нийслэлийн хэмжээнд албан бичгийн нэгдсэн тоон үзүүлэлтийн дараах тайланг хяналтын ажилтнууд гаргана.
7.5.1.1. Нийслэлийн хэмжээнд ирсэн бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээ: Нийслэлийн хэмжээнд бүртгэгдсэн нийт бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.1.2. Ирсэн бичгийн өдрийн бүрэлдэхүүн хөдөлгөөний тоон мэдээ: Нийслэлийн хэмжээнд бүртгэгдсэн нийт ирсэн бичигтэй ажилласан бүх үйлдлийн тоон мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.1.3. Ирсэн бичгийн шилжилт, хөдөлгөөний тайлан: Нийслэлийн хэмжээнд бүртгэгдсэн ирсэн бичиг тус бүрт хийгдсэн үйлдлийн тоон мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.1.4. Ирсэн бичгийн сонгосон хугацааны хяналтын тайлан: Нийслэлийн хэмжээнд бүртгэгдсэн ирсэн бичгийн хэлбэр, бүртгэсэн байршил, шийдвэрлэлтийн төлөвүүдийн тоон мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.1.5. Нийслэлийн хэмжээнд явуулсан бичгийн шийдвэрлэлтийн нэгдсэн мэдээ: Нийслэлийн хэмжээнд бүртгэгдсэн явуулсан бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.1.6. Хянан шийдвэрлэсэн албан бичгийн мэдээ: Албан хаагчаас хянан шийдвэрлэсэн албан бичгийн шийдвэрлэлтийг системд тэмдэглэх бөгөөд шийдвэрлэлтийн үнэн бодит байдлыг хяналтын ажилтан хянаж, баталгаажуулна.
7.5.1.7. Бусад тайлан.
7.5.2. Байгууллагын хэмжээнд албан бичгийн шийдвэрлэлтийн тайланг доорх төрлөөр дэлгэрэнгүй (нэг байгууллагын хувьд бичгийн агуулгаар), эсхүл тоон хэлбэр (байгууллагын эрэмбээр)-ээр албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан гаргана. Үүнд:
7.5.2.1. Ирсэн бичгийн бүртгэл: Ирсэн бичгийн бүртгэлийг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.2. Ирсэн бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээ: Ирсэн бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.3. Хариутай бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээ: Хариутай бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.4. Хариугүй бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээ: Хариугүй бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.5. Хугацаа хэтэрсэн хаагдаагүй бичгийн мэдээ: Хугацаа хэтэрсэн хаагдаагүй нийт (Хариутай, хариугүй) бичгийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.6. Хугацаа хэтэрч хаагдсан хариутай бичгийн мэдээ: Хугацаа хэтэрч хаагдсан хариутай бичгийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.7. Байгууллага хооронд шилжүүлсэн бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээ: Байгууллагад шилжүүлсэн бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.8. Явуулсан бичгийн бүртгэл: Явуулсан бичгийн бүртгэлийг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.9. Явуулсан бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээ: Явуулсан бичгийн шийдвэрлэлтийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.10. Хугацаандаа хариу ирээгүй баримт бичгийн мэдээ: Хугацаандаа хариу ирүүлээгүй бичгийн мэдээг сонгосон хугацаагаар харуулна.
7.5.2.11. Бусад тайлан.
7.6. Албан бичгийг илгээсэн болон хүлээн авсан байгууллагын удирдлага, нэгжийн удирдлага, албан хаагч, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтнууд баримт бичигт дараах 4 төрлийн зөрчлийг тооцож, хяналтын ажилтан илрүүлсэн зөрчлийг хянан үзэж баталгаажуулах, цуцлах үйлдлийг тус тус хийнэ. Үүнд:
7.6.1. Стандартын зөрчил;
7.6.2. Систем ашиглалтын зөрчил;
7.6.3. Шийдвэрлэх хугацааны зөрчил;
7.6.4. Бичгийн шийдвэрлэлтийн зөрчил;
7.7. Зөрчил тооцох албан тушаалтнуудыг системд дараах байдлаар томьёолно.
7.7.1. Илгээсэн байгууллагын Удирдлага
7.7.2. Илгээсэн байгууллагын Нэгжийн удирдлага
7.7.3. Илгээсэн байгууллагын албан хаагч
7.7.4. Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан
7.7.5. Хүлээн авсан байгууллагын Удирдлага
7.7.6. Хүлээн авсан байгууллагын Нэгжийн удирдлага
7.7.7. Хүлээн авсан байгууллагын албан хаагч
7.7.8. Хүлээн авсан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан
7.8.Зөрчилд хамаарах албан хаагч, зөрчил тооцох хэлбэр.
|
Д/д |
Зөрчлийн нэр |
Хэнд |
Хэн |
|
|
А. Стандартын зөрчил: Баримт бичгийн боловсруулалтын стандартын үнэн, зөв байдлыг хянаж зөрчил тооцно. |
||||
|
1 |
Тэргүү бүрдэл оновчтой бус |
Илгээсэн байгууллагын албан хаагч |
Хүлээн авсан байгууллагын Удирдлага,
Хүлээн авсан байгууллагын Нэгжийн удирдлага,
Хүлээн авсан байгууллагын албан хаагч,
Хүлээн авсан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
|
|
2 |
Бичвэрийн утга найруулга оновчтой бус |
Илгээсэн байгууллагын албан хаагч |
||
|
3 |
Зөв бичгийн дүрмийн алдаатай |
Илгээсэн байгууллагын албан хаагч |
||
|
4 |
Тамга, тэмдэг баталгаажуулалтын алдаатай |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
“Гарын үсэг” бүрдэл алдаатай |
Илгээсэн байгууллагын Удирдлага, Илгээсэн байгууллагын Нэгжийн удирдлага |
|||
|
6 |
Хавсралт баримт бичиг дэх “Байгууллагын нэр” бүрдэл алдаатай |
Илгээсэн байгууллагын албан хаагч |
||
|
7 |
Хавсралт баримт бичиг дэх “Баримт бичгийн нэр” бүрдэл алдаатай |
Илгээсэн байгууллагын албан хаагч |
||
|
8 |
Хавсралт баримт бичиг дэх “Гарын үсэг” бүрдлийн алдаатай |
Илгээсэн байгууллагын Удирдлага, Илгээсэн байгууллагын Нэгжийн удирдлага, Илгээсэн байгууллагын албан хаагч |
||
|
9 |
Хавсралтын тухай мэдээлэл тодорхой бус |
Илгээсэн байгууллагын албан хаагч |
||
|
10 |
Хэвлэмэл хуудасны индексийн алдаатай |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
11 |
Бусад |
Холбогдох албан тушаалтан |
||
|
Б. Систем ашиглалтын зөрчил: Системд албан хаагчдын буруу хийсэн үйлдлийг хяналтын ажилтан засварлаж, зөрчил тооцно. |
||||
|
1 |
Байгууллагад буруу шилжүүлсэн |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
Хяналтын ажилтан |
|
|
2 |
Хавсралт файл алдаатай, буруу илгээсэн |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
3 |
Бичгийн дугаарын зөрчил |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
4 |
Буруу шилжүүлсэн |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
5 |
Буруу шийдвэрлэсэн |
Хүлээн авсан байгууллагын албан хаагч |
||
|
6 |
Хамтран шийдвэрлэх албан хаагчийг буруу шилжүүлсэн |
Хүлээн авсан байгууллагын Удирдлага, Хүлээн авсан байгууллагын Нэгжийн удирдлага, |
||
|
8 |
Бичиг устгуулсан |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан, Хүлээн авсан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
9 |
Бичгийн бүртгэлийн үндсэн мэдээлэл засварлуулсан |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
10 |
Байгууллагын албан ёсны нэр сонгож илгээгээгүй |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
11 |
Шийдвэрлэлтийн хугацаа буруу оруулсан |
Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
12 |
“Зөрчлийг мэдээлээгүй” зөрчил |
Хүлээн авсан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
13 |
Бусад |
Холбогдох албан тушаалтан |
||
|
В. Шийдвэрлэх хугацааны зөрчил: Хугацаа хэтэрсэн хоногийн тоогоор нэмэгдүүлэн зөрчил тооцно. |
||||
|
1 |
Хугацаа хоцорч шилжүүлсэн |
Хүлээн авсан байгууллагын Удирдлага, Хүлээн авсан байгууллагын Нэгжийн удирдлага, |
Системээс автоматаар |
|
|
2 |
Бичгийн хариуг хугацаанд нь ирүүлээгүй |
Илгээсэн байгууллагын албан хаагч, Илгээсэн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан, |
||
|
3 |
Хугацаанд нь шийдвэрлээгүй, хэтэрсэн |
Хүлээн авсан байгууллагын албан хаагч |
||
|
4 |
Хугацаанд нь шилжүүлээгүй |
Хүлээн авсан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
5 |
Бусад |
Холбогдох албан тушаалтан |
||
|
Г. Албан бичгийн шийдвэрлэлтийн зөрчил: Шийдвэрлэгдсэн албан бичигт Архивын газрын хяналтын ажилтан хяналт тавьж, баталгаажуулах болон цуцлах үйлдлийг хийнэ. |
||||
|
1 |
Хангалтгүй шийдвэрлэсэн |
Хүлээн авсан байгууллагын албан хаагч |
Хяналтын ажилтан |
|
|
2 |
Системд бүртгэгдсэн бичгийг хүлээн авч, танилцаагүй |
Хүлээн авсан байгууллагын Удирдлага, Хүлээн авсан байгууллагын Нэгжийн удирдлага, Хүлээн авсан байгууллагын албан хаагч, Хүлээн авсан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан |
||
|
3 |
Удирдлагын заалт үйлдэж, шилжүүлээгүй |
Хүлээн авсан байгууллагын Удирдлага, Хүлээн авсан байгууллагын Нэгжийн удирдлага, |
||
|
4 |
Хариутай бичгийн огноо дугаарын тэмдэглэл зөв үйлдээгүй |
И | ||